Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten von Microsoft 365 über einen Zeitraum von 5 Jahren?

Microsoft 365 kostet 13 € pro Nutzer und Monat. Das klingt übersichtlich. Doch über fünf Jahre zahlt eine Organisation mit 50 Mitarbeitenden fast 40.000 € an Abonnementskosten, allein für die Office Anwendungen. Eine gebrauchte Office 2024 Standard Lizenz von Softtrader kostet 140 € pro Nutzer als einmalige Zahlung. In diesem Artikel berechnen wir die Total Cost of Ownership, kurz TCO, für sieben Organisationsgrößen von 10 bis 1.000 Nutzern, zwei Microsoft 365 Pakete und zwei gebrauchte Alternativen. Die Berechnung basiert auf den Microsoft 365 Preisen ab Juli 2026 nach der angekündigten Preiserhöhung sowie auf den aktuellen Softtrader Preisen zum Zeitpunkt der Erstellung im April 2026. Auf diese Preise wurden noch keine Mengenrabatte angewendet.

Was vergleichen wir?

Ein fairer TCO Vergleich braucht einen klaren Rahmen. Wir vergleichen gezielt die Kosten für die Nutzung der Office Desktop Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Das ist die Funktionalität, die sowohl Microsoft 365 als auch eine unbefristete Office Lizenz bieten.

Microsoft 365 bietet zusätzlich Cloud Dienste, die eine unbefristete Lizenz nicht enthält: Exchange Online für E Mail, OneDrive für Cloud Speicher, Teams für Videokonferenzen und SharePoint Online für Zusammenarbeit. Diese Dienste beziehen wir nicht in die Berechnung ein, besprechen sie aber im Abschnitt „Was bietet Microsoft 365, das On Premises Office nicht bietet?“. Wenn Ihre Organisation diese Cloud Dienste aktiv nutzt und sie nicht selbst hosten kann oder möchte, ist das neben der TCO Berechnung ein wichtiger Aspekt.

Die Euro Beträge für Microsoft 365 sind Richtwerte und basieren auf den USD Listenpreisen für Juli 2026 nach der Wechselkursanpassung im Februar 2026. Die endgültigen Euro Preise können je nach Region und Vertragsform abweichen. Die Softtrader Preise sind die aktuellen Preise zum Zeitpunkt der Erstellung im April 2026. Bei größeren Volumina kann der Preis pro Lizenz deutlich niedriger ausfallen.

Die Berechnung: TCO pro Nutzer über 5 Jahre

Im Folgenden berechnen wir die Gesamtkosten über 60 Monate beziehungsweise 5 Jahre pro Nutzer auf Basis der Microsoft 365 Tarife ab Juli 2026.

Microsoft 365 Business Standard vs. Office 2024 Standard

Microsoft 365 E3 vs. Office 2024 Pro Plus

Was bedeutet das für Ihre Organisation? TCO nach Organisationsgröße

Die Ersparnis pro Nutzer wird erst richtig sichtbar, wenn Sie sie mit der Anzahl der Mitarbeitenden in Ihrer Organisation multiplizieren. Nachfolgend sehen Sie die TCO über 5 Jahre für sieben häufige Organisationsgrößen, verglichen mit Microsoft 365 Business Standard zu 13 € pro Nutzer und Monat.

Und für Organisationen, die derzeit Microsoft 365 E3 nutzen, im Vergleich zu Office 2024 Pro Plus für 150 € pro Nutzer:

Große Volumina? Dann wird der Preis noch attraktiver. Microsoft bietet Mengenrabatte auf Microsoft 365 Abonnements, aber auch bei gebrauchten Lizenzen sinkt der Preis pro Nutzer bei größeren Stückzahlen deutlich. Diese Preisunterschiede sind in den obigen Tabellen nicht berücksichtigt, da der Projektpreis von verschiedenen Faktoren abhängt. Softtrader begleitet regelmäßig Projekte mit 1.000, 5.000 und sogar mehr als 20.000 Lizenzen. Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an für Ihre konkrete Situation und erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden ein individuelles Angebot inklusive Mengenrabatt.

Break even Analyse: Wann wird Microsoft 365 teurer?

Der Break even Punkt ist der Zeitpunkt, an dem die kumulierten Microsoft 365 Kosten die einmalige Investition in eine gebrauchte Lizenz übersteigen. Ab diesem Zeitpunkt zahlen Sie mit Microsoft 365 mehr, als Sie mit einer unbefristeten Lizenz gezahlt hätten.

Die Schlussfolgerung ist eindeutig: Bei Microsoft 365 Business Standard ist eine gebrauchte Lizenz nach weniger als einem Jahr günstiger. Bei Microsoft 365 E3 bereits nach vier Monaten. Die verbleibenden 49 bis 56 Monate des Fünfjahreszeitraums zahlen Sie bei Microsoft 365 ausschließlich für das Abonnement, während die gebrauchte Lizenz bereits vollständig bezahlt ist.

Was bietet Microsoft 365, das On Premises Office nicht bietet?

Die TCO Berechnung vergleicht die Kosten der Office Desktop Anwendungen. Microsoft 365 umfasst jedoch mehr als nur Office Apps. Ein fairer Vergleich setzt voraus, dass wir benennen, was Sie mit Microsoft 365 erhalten und mit einer unbefristeten Lizenz nicht.

Microsoft 365 Business Standard enthält Exchange Online, geschäftliche E Mail mit 50 GB Speicher, OneDrive mit 1 TB Cloud Speicher pro Nutzer, Teams für Chat und Videokonferenzen, SharePoint Online für Intranet und Zusammenarbeit sowie die Web und Mobilversionen der Office Apps. Microsoft 365 E3 enthält zusätzlich Windows Enterprise Lizenzen, erweiterte Compliance Tools und Endpoint Management über Intune. Mehr dazu unter Microsoft 365 Pakete und Preise.

Wenn Ihre Organisation diese Cloud Dienste aktiv nutzt, zum Beispiel Teams als primäres Kommunikationstool oder Exchange Online als E Mail Plattform, dann haben diese einen Wert, der in der TCO Berechnung nicht berücksichtigt ist. Die Frage ist, ob dieser Wert die Mehrkosten von 640 € bis 2.040 € pro Nutzer über fünf Jahre rechtfertigt.

Viele kleine und mittlere Unternehmen nutzen in der Praxis nur einen begrenzten Teil der Microsoft 365 Funktionalität. Wenn Sie hauptsächlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook verwenden und Ihre E Mail über einen eigenen Mailserver oder ein separates E Mail Paket abwickeln, zahlen Sie bei Microsoft 365 für ein großes Dienstepaket, das Sie nicht nutzen. In diesem Fall ist eine unbefristete Office Lizenz finanziell die klügere Wahl.

Wann ist On Premises die bessere Wahl?

On Premises Office ist die sinnvollste Wahl, wenn Ihre Organisation eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllt.

Sie möchten die volle Kontrolle über sensible Daten. Mit der Zunahme von Datenlecks und Cybersecurity Vorfällen stellen immer mehr Organisationen infrage, ob unternehmenskritische Informationen in der Cloud gespeichert werden sollten. On Premises Office hält alle Ihre Dokumente und Daten innerhalb Ihrer eigenen IT Infrastruktur und unter Ihrer eigenen Kontrolle. Softtrader sieht diese Überlegung immer häufiger bei staatlichen und halb staatlichen Einrichtungen, Gesundheitseinrichtungen, Anwaltskanzleien und Finanzdienstleistern, die mit datenschutzsensiblen oder vertraulichen Informationen arbeiten. In diesen Branchen ist Datensouveränität nicht nur eine Präferenz, sondern oft eine gesetzliche Verpflichtung.

Sie nutzen hauptsächlich die Office Desktop Anwendungen und benötigen die Cloud Dienste von Microsoft 365 wie Teams, Exchange Online und SharePoint nicht.

Sie möchten planbare IT Kosten ohne laufende Abonnements und künftige Preiserhöhungen.

Sie verfügen bereits über eine eigene IT Infrastruktur oder über einen IT Partner, der diese betreut, und möchten nicht von Microsoft Cloud Servern abhängig sein.

In all diesen Fällen bietet eine gebrauchte Office 2024 Lizenz dieselben Office Apps wie Microsoft 365, ohne Abonnement, ohne strukturelle Preiserhöhungen und mit Microsoft Support bis Oktober 2029. Mehr über den Unterschied zwischen CSP Lizenzen und gebrauchten Lizenzen.

Und nach fünf Jahren?

Ein häufig genannter Einwand lautet: „Aber nach fünf Jahren müssen Sie wieder in eine neue Lizenz investieren.“ Das stimmt. Office 2024 wird bis Oktober 2029 unterstützt. Danach werden Sie wahrscheinlich auf den Nachfolger umsteigen wollen, voraussichtlich Office 2027 oder eine spätere Version.

Selbst wenn Sie nach fünf Jahren erneut 150 € in eine gebrauchte Lizenz investieren, beträgt Ihre Gesamtinvestition über zehn Jahre nur 300 € pro Nutzer. Bei Microsoft 365 Business Standard wären es im selben Zeitraum 1.560 € pro Nutzer, bei Microsoft 365 E3 sogar 4.380 €. Die Ersparnis bleibt also dauerhaft bestehen, auch wenn Sie mehrfach erneuern.

Häufig gestellte Fragen

Sind die Microsoft 365 Preise in dieser Berechnung endgültig?

Die Berechnung basiert auf den USD Listenpreisen für Juli 2026 nach der angekündigten Preiserhöhung, umgerechnet in Euro nach der Wechselkursanpassung vom Februar 2026. Die endgültigen Euro Preise werden von Microsoft je Region festgelegt und können abweichen. Das Kostenverhältnis bleibt jedoch gleich.

Was ist, wenn ich Microsoft 365 bereits nutze?

Sie können Ihr Microsoft 365 Abonnement nach Ablauf der laufenden Vertragsperiode jederzeit kündigen und zu einer unbefristeten Lizenz wechseln. Die Office Desktop Apps funktionieren identisch. Beachten Sie, dass Sie bei der Kündigung von Microsoft 365 den Zugriff auf Exchange Online, OneDrive und Teams verlieren. Sichern Sie Ihre Cloud Daten daher vor der Kündigung.

Sind gebrauchte Lizenzen legal?

Ja. Im UsedSoft Urteil, Rechtssache C 128/11 aus dem Jahr 2012, hat der Europäische Gerichtshof bestätigt, dass unbefristete Softwarelizenzen innerhalb der EU weiterverkauft werden dürfen. Mehr dazu lesen Sie unter Günstige Microsoft Lizenzen: zuverlässig und legal?

Kann ich auch Server Software gebraucht kaufen?

Ja. Neben Office sind auch Windows Server, SQL Server, Exchange Server, RDS CALs und andere Microsoft Serverprodukte als gebrauchte Volumenlizenzen bei Softtrader erhältlich. Der TCO Vorteil gilt für all diese Produkte.

Was kostet eine gebrauchte Lizenz bei größeren Volumina?

Die in diesem Artikel genannten Preise, 140 € für Standard und 150 € für Pro Plus, sind die aktuellen Preise zum Zeitpunkt der Erstellung. Bei größeren Volumina ist der Preis pro Lizenz oft noch niedriger. Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an und erfahren Sie innerhalb von 24 Stunden, wie viel Sie sparen können.

Haben Sie eine andere Frage? Sehen Sie sich unsere vollständigen FAQ an oder kontaktieren Sie unser Team.

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