Office 365 wird hauptsächlich von Privatpersonen genutzt, es gibt aber auch Versionen für Unternehmen und die geschäftliche Nutzung. Weitere Informationen zu den verschiedenen Versionen von Office 365 für Unternehmen finden Sie hier. Was Office 365 für Ihr Unternehmen tun kann und was nicht, lesen Sie in diesem Blog!
1. Immer auf dem neuesten Stand
Wenn Sie Office 365 verwenden, sind die von Ihnen verwendeten Programme und Funktionen immer auf dem neuesten Stand. Einerseits klingt das vorteilhaft, aber die ständigen Updates können einen negativen Einfluss auf Unternehmensprozesse leisten. Vorteile Durch die häufigen Updates von Office 365 sind Ihre Anwendungen immer auf dem neuesten Stand. Dies kann nützlich sein, wenn beispielsweise in Excel eine praktische neue Funktion hinzugefügt wird. Nachteile Der größte Nachteil von Office 365 und dessen Aktualität ist, dass es bestehende Arbeitsprozesse stören kann. Es werden sehr häufig Updates für alle Office-365-Anwendungen vorgenommen, was nicht immer ein Problem ist, aber oft genug ändern sich Dinge, so dass bestehende Arbeitsprozesse anders oder gar nicht mehr ausgeführt werden müssen. Das ist für viele Unternehmen problematisch, vor allem bei der Häufigkeit der Office-365-Updates.
2. Ihre Dateien überall verfügbar
Da Ihre Dateien in der Cloud gespeichert sind, können Sie sie überall nutzen. Bei den vielen Heimarbeitern, die es derzeit gibt, kann das sehr praktisch sein. Vorteile Ihre Dateien werden in der Cloud gespeichert. Das bedeutet, dass Sie überall dort, wo Sie einen Internetzugang haben, auf Ihre Dateien zugreifen, sie bearbeiten und freigeben können. Dies ist besonders dann nützlich, wenn Sie viel zu Hause arbeiten. Nachteile Nun, überall? Leider funktioniert das nicht ganz so. Sie können überall auf Ihre Dateien zugreifen, wo Sie eine aktive Internetverbindung haben. Wenn Sie an einem bestimmten Ort oder zu einer bestimmten Zeit keine Internetverbindung haben, kann es sein, dass ein Kollege von Ihnen, der Internet hat, an der Datei arbeitet und Sie an einer Offline-Version. Dadurch entstehen mehrere Versionen, und das kann auf der Ziellinie nie gut sein. Entweder erfordert dies zusätzliche Arbeit oder eine der Versionen geht aufgrund von Missverständnissen verloren.
3. Kostenverteilung
Das Office 365-Abonnementformular verhindert, dass Sie auf einen Schlag viel Geld ausgeben. Vorteile Ein Abonnement ist auf kurze Sicht sinnvoll. Wenn Sie Office also nur für ein paar Monate benötigen, kann Office 365 praktisch sein. Sie kaufen jedoch nichts, und wenn Sie nicht mehr zahlen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Anwendungen und Ihren Cloud-Speicher. Nachteile Office 365 ist auf lange Sicht immer teurer als eine On-Premise-Lizenz. Vor allem im Vergleich zu gebrauchten Microsoft-Lizenzen von Softtrader. Unten finden Sie eine Tabelle mit einem Vergleich, aus dem hervorgeht, dass eine Office 2019 Home & Business-Lizenz bereits nach 14 Monaten günstiger ist als ein Office 365 Apps-Abonnement (enthält nur die Office-Apps und 1 TB Speicher). 
4. Leicht skalierbar
Für die meisten Versionen können Sie sich über die Office 365-Website anmelden und die Anzahl der Benutzer in Ihrem Konto problemlos erhöhen. Vorteile Durch die einfache Erhöhung der Benutzerzahl sparen Sie Zeit. Dies kann von Vorteil sein, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst. Für einige Versionen von Office 365 gilt dies nicht, und Sie müssen sich an die Verkaufsabteilung von Microsoft.de wenden. Nachteile Skalierbarkeit ist kein spezifischer Nachteil für Unternehmen.
5. Verbesserte Zusammenarbeit
Laut Microsoft ermöglicht Office 365 eine einfache und gute Zusammenarbeit in Dateien und in der Teams Umgebung. Vorteile Mehrere Versionen von Office 365 enthalten Microsoft Teams, eine Plattform, über die Sie intern mit Kollegen chatten, telefonieren und Dateien austauschen können. Hier können Sie in Dateien zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit an Dateien ist teilweise auch über OneDrive möglich. Nachteile Die Zusammenarbeit sowohl in Teams als auch in OneDrive geht oft schief. Manchmal wird nicht richtig oder zu spät synchronisiert und man arbeitet in unterschiedlichen Versionen. In der Regel geht dabei die Arbeit einer Person verloren, was sehr störend ist und die Zeit Ihrer Mitarbeiter vergeudet. Außerdem kann es zu Kommunikationsstörungen kommen.
6. Sicherheit
Einige Versionen von Office 365 für Unternehmen bieten zusätzliche Sicherheit für Ihre Dateien und Daten. Dies ist jedoch oft nicht ausreichend. Vorteile Teurere Versionen von Office 365 für Unternehmen bieten zusätzliche Sicherheitsebenen. Dies bedeutet, dass die Dateien in der Cloud (so weit wie möglich) geschützt sind. Nachteile Ihre Dateien werden in der Cloud gespeichert. Ein Hacker mit schlechten Absichten kann Ihre Dateien von dort stehlen, was für Unternehmen mit sensiblen Informationen ein großes Problem darstellen kann. Wir empfehlen daher, die Sicherheit Ihres Unternehmens selbst in die Hand zu nehmen und mit On-Premise-Lizenzen zu arbeiten. Weitere Nachteile von Office 365 finden Sie im folgenden Blog: 6 Nachteile von Office 365.Weitere Informationen zu Office 365 finden Sie hier.
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