Microsoft OneNote

Mit der seit langem in vielen Unternehmen fortschreitenden Digitalisierung hat sich auch die Notizenerstellung weiterentwickelt. Aus diesem Grund hat Microsoft vor einiger Zeit OneNote auf den Markt gebracht. Dieser Artikel gibt potenziellen Nutzern einen klaren Überblick darüber, was OneNote ist, für wen es gedacht ist und wie es verwendet werden kann.

Was ist OneNote?

OneNote ist eine digitale Notizen-App, die am 19. November 2003 veröffentlicht wurde. Die App ist ideal, um Notizen, Pläne, Recherchen und alles, was man sich merken muss, an einem Ort aufzubewahren. Alle Informationen werden automatisch in Online-Notizbüchern gespeichert, auf die Nutzer von all ihren Geräten aus leicht zugreifen können. Mithilfe einer Suchfunktion können relevante Informationen schnell gefunden werden. Darüber hinaus lassen sich die Informationen einfach organisieren, drucken und teilen. Dank der Kollaborationsfunktionen ist OneNote sowohl für Unternehmen als auch für Bildungseinrichtungen von Vorteil.

Bisher sind sechs Versionen von OneNote erschienen:

• Microsoft Office OneNote 2003
• Microsoft Office OneNote 2007
• Microsoft OneNote 2010
• Microsoft OneNote 2013
• Microsoft OneNote für Windows 10
• Microsoft OneNote 2016

OneNote für Unternehmen

OneNote ist ein wertvolles Tool für Unternehmen aus verschiedenen Gründen:

• Einer der Hauptgründe ist die Förderung der Zusammenarbeit. Durch das Teilen von Notizbüchern können Mitarbeiter leichter zusammenarbeiten, insbesondere bei Projekten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.
• Ein weiterer Grund ist die zentrale Informationsablage. OneNote ist ein zentraler, digitaler Ort für Geschäftspläne, Notizen und Ideen, sodass alle Daten an einem Ort gesammelt sind.
• Außerdem erleichtert OneNote die Organisation aller Informationen. In Unternehmen gibt es viele verschiedene Arten von Informationen, die nicht alle in dieselbe Notiz gehören. Mit OneNote lassen sich diese Informationen leicht trennen, wodurch es einfacher wird, relevante Informationen zu finden.

OneNote im Bildungswesen

Auch Bildungseinrichtungen können OneNote nutzen. OneNote schafft eine persönliche Lernumgebung für Schüler und eine digitale Arbeitsumgebung für große Klassen. Es bietet digitale Räume zur Zusammenarbeit für Unterricht und wichtige Aufgaben, auf die Schüler und Lehrer auf verschiedenen Geräten zugreifen können. Da auch in Schulen und Universitäten die Digitalisierung zunimmt, ist ein digitales Tool für Notizen eine ideale Lösung.

In diesen Notizen können auch Bilder und Videos hinzugefügt werden, was bei Papiernotizen nicht möglich ist. So bietet OneNote verschiedene Optionen zur Unterstützung beim Notieren.

OneNote: Funktionen

Im März 2014 hat Microsoft eine OneNote-Cloud-Service-API veröffentlicht, die es ermöglicht, bestimmte Daten aus anderen Anwendungen an das OneDrive des Nutzers zu senden. Diese API wird für zwei wichtige Funktionen von OneNote verwendet:

• OneNote Clipper: Webseiten oder relevante Teile davon können für später gespeichert werden, einschließlich PDFs, Bilder und Videos.
• Email to OneNote: Durch die Verknüpfung einer E-Mail-Adresse mit OneNote können alle relevanten Informationen per E-Mail an die Notizbücher des Nutzers gesendet werden.

Weitere Funktionen sind:

• Unbegrenztes digitales Papier
• Tabellen erstellen
• Notizen kategorisieren
• To-do-Tags
• Zusammenarbeit in einem „Shared Notebook“

OneNote: Vor- und Nachteile

Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, finden Sie hier einige Vor- und Nachteile von OneNote:

Vorteile:

• Kostenlose Version mit allen Funktionen
• Webclipper
• Organisationshilfen
• Freie Platzierung von Zeichnungen, Texten und Anhängen

Nachteile:

• Eingeschränkte OCR
• Keine Geotags
• Lokale Speicherung nur auf Windows

OneNote: Kostenlos vs. bezahlte Version

OneNote ist sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Version erhältlich. Die Unterschiede sind gering, aber die kostenpflichtige Version bietet einige zusätzliche Vorteile: Stickers zur Verschönerung der Notizen, die Möglichkeit, Dateien lokal auf Windows zu speichern, und mehr OneDrive-Speicher. Nutzer der kostenlosen Version sind auf 5 GB Speicherplatz begrenzt.