SharePoint 2019

SharePoint 2019 ist eine Plattform für Wissens- und Dokumentenmanagement. SharePoint wurde von Microsoft entwickelt und dient als Framework für die Erstellung einer Website, die für den Informationsaustausch und die Online-Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe oder Organisation genutzt wird. So können Mitarbeiter jederzeit, sicher, produktiv und effizient zusammenarbeiten – unabhängig von Zeit und Gerät.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist die ideale Lösung, um Wissen, Informationen und Prozesse in einer Organisation zu organisieren, zu verwalten und zu optimieren. Mit interaktiven Teamwebsites können Abteilungen oder Teams Dateien, Daten, Nachrichten oder andere Informationen erstellen. Es ist auch möglich, sie zu ordnen, zu teilen und zu bearbeiten. SharePoint wird oft in andere Microsoft-Anwendungen integriert und bildet zum Beispiel die Grundlage für das Dokumentenmanagement in Microsoft Teams. Außerdem kann SharePoint mit Power Automate und Power Apps verbunden werden, was die Automatisierung von Aufgaben und Geschäftsprozessen ermöglicht.

Ein wichtiges Konzept bei SharePoint sind die Bibliotheken, in denen Dokumente gespeichert werden. Diese Dokumente werden mit Metadaten angereichert, die mit dem Dokument verknüpft sind. Bibliotheken bieten auch Versionsverwaltung, sodass jede digitale Datei in SharePoint gespeichert werden kann. Weitere Funktionen von SharePoint sind der Informationsaustausch, Kalender, Aufgaben und Umfragen.

Warum SharePoint nutzen?

Der Einsatz von SharePoint kann besonders nützlich sein, wenn eine Organisation oder ein Unternehmen die Digitalisierung vorantreibt. Es wird immer schwieriger, Informationen zugänglich, sicher, auffindbar, aktuell und verwaltbar zu halten. Die alten File-Server mit Netzlaufwerken genügen nicht mehr den Anforderungen moderner Geschäftstätigkeiten. Netzlaufwerke sind nicht für die Einrichtung von Prozessen geeignet, was jedoch für Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt.

SharePoint ist als ein Online-Dokumentenmanagementsystem (DMS) konzipiert und bietet eine perfekte Plattform für modernes, digitales Dokumentenmanagement. Es ermöglicht die Erstellung von Dokumentenbibliotheken, Listen, Workflows und Formularen. Wie bereits erwähnt, können Dokumente versionsverwaltet werden und es kann eine Archivierungsrichtlinie automatisch angewendet werden. Zudem verfügt SharePoint über persönliche Profile. Nutzer können ihr Profil auf dem Intranet hinzufügen, sodass andere sehen können, mit wem sie arbeiten, welche Funktion sie haben und was ihre Interessen sind. Dies erleichtert die Suche nach Personen innerhalb des Unternehmens und verbessert die allgemeine Kommunikation.

Darüber hinaus eignet sich SharePoint für ein intelligentes Qualitäts- und Wissensmanagementsystem. Unternehmensinformationen und -prozesse können zentral, übersichtlich und sicher festgehalten, verwaltet und geschützt werden.

SharePoint-Anwendungen

Jedes Unternehmen oder jede Organisation hat seine eigenen Gründe, sich für oder gegen SharePoint zu entscheiden. Nachfolgend einige Gründe, warum Unternehmen oder Organisationen SharePoint nutzen:

SharePoint bietet eine zentrale Plattform, auf die Mitarbeiter leicht zugreifen können, um Informationen und Dokumente für ihre Arbeit einzusehen. So müssen sie keine Informationen an verschiedenen Orten suchen, was Zeit spart.

SharePoint kann auch dazu beitragen, die Zusammenarbeit in einem Unternehmen oder einer Organisation zu verbessern. Dokumente können in Echtzeit bearbeitet werden, sodass sofort ersichtlich ist, welche Änderungen vorgenommen wurden.

Darüber hinaus kann SharePoint zur Automatisierung von Workflows verwendet werden. Dies bedeutet, dass bestimmte Aufgaben automatisch ausgeführt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann zu einer Steigerung der Prozesseffizienz führen und hilft, Fehler zu vermeiden.

Wichtigste Funktionen von SharePoint 2019

Die vorherige Version von SharePoint, SharePoint 2016, enthielt bereits eine Reihe nützlicher Funktionen. Dazu gehörten Medienvorschau, Unterstützung für große Dateien, vollständige Privatsphäre und eine verbesserte mobile Erfahrung. Mit SharePoint 2019 wurden weitere Funktionen hinzugefügt, die wichtigsten werden im Folgenden erläutert:

Verbesserte Unterstützung für Geschäftsprozesse

Unternehmen oder Organisationen nutzen SharePoint als Werkzeug für die Zusammenarbeit, die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Unterstützung benutzerdefinierter Geschäftsanwendungen. Das Verschieben komplexer Arbeitslasten oder anderer Dateien in die Cloud kann chaotisch sein. SharePoint 2019 verfügt über Prozessautomatisierung und Formulartechnologien wie PowerApps und Flow, um die Verbindung mit On-Premise-Daten zu fördern.

SharePoint-Startseite

Die Startseite bietet Benutzern eine neue Möglichkeit, sich zurechtzufinden. Sie erleichtert es, SharePoint-Sites innerhalb des Unternehmens zu finden und zu öffnen. Benutzer können auch Nachrichten von vorgeschlagenen Sites oder von häufig besuchten Sites sehen. Außerdem können Benutzer von der Startseite aus selbst Sites erstellen, sofern dies von einem Administrator eingerichtet wurde.

Listen und Bibliotheken

Die neueste Vorschauversion bietet moderne Erfahrungen für Listen und Bibliotheken auf Teamwebsites. So bleiben Benutzer immer auf dem neuesten Stand mit SharePoint Online. Sie erhalten optimierte Standardlisten und Bibliothekserfahrungen, basierend auf häufigen Aufgaben. Benutzer können Dateien kopieren und verschieben, Dokumente anheften, Dateien als Links hinzufügen, Filter- und Sortierfunktionen nutzen und Formatierungen auf Spalten anwenden.

Moderne Sucherfahrung

SharePoint 2019 bietet eine neue Sucherfahrung. Ergebnisse werden angezeigt, bevor etwas eingegeben wurde. Diese Ergebnisse basieren auf den häufigsten Suchabsichten und sind für jede Person optimiert. Die Suchergebnisse werden auch aktualisiert, wenn der Benutzer tippt, was für relevante Suchergebnisse sorgt. Die Ergebnisseite zeigt eine Übersicht der Suchergebnisse, die nach Typ gruppiert sind.

SharePoint 2019 End of Life

Microsoft-Produkte haben ein End-of-Life-Datum (EoL). Das bedeutet, dass ein Produkt nur für einen bestimmten Zeitraum unterstützt wird. Dies gilt auch für SharePoint 2019, das zwischen zwei verschiedenen Arten von Unterstützung unterscheidet: Basisunterstützung und erweiterte Unterstützung. SharePoint 2019 wurde am 22. Oktober 2018 veröffentlicht. Die Basisunterstützung endet am 9. Januar 2024, die erweiterte Unterstützung läuft bis zum 14. Juli 2026. Während der erweiterten Unterstützung erhält SharePoint 2019 nur noch Sicherheitsupdates. Neue Funktionen und Verbesserungen sind nur während der Basisunterstützung verfügbar.