SharePoint 2016

SharePoint 2016 ist eine von Microsoft entwickelte Plattform für Wissens- und Dokumentenmanagement und wurde am 1. Mai 2016 veröffentlicht. SharePoint 2016 wird für verschiedene Zwecke genutzt, wie zum Beispiel zum Erstellen von Websites oder als Online-Tool für die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe oder Organisation. Mitarbeiter können jederzeit sicher, produktiv und effizient auf jedem Gerät zusammenarbeiten.

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein Tool zur Organisation, Verwaltung und Optimierung von Wissen, Informationen und Prozessen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Das Tool ermöglicht es, pro Abteilung oder Team Daten, Nachrichten oder andere Informationen über interaktive Teamwebsites zu erstellen. Benutzer können diese Dateien bearbeiten, teilen oder organisieren, was für Struktur am Arbeitsplatz sorgt. Außerdem ist es möglich, mit SharePoint verschiedene Aufgaben oder Geschäftsprozesse zu automatisieren, wenn es mit Power Automate und Power Apps verbunden ist.

Dank seiner Bibliotheken (Libraries) bietet SharePoint eine übersichtliche Benutzeroberfläche. Hier können Dokumente einfach gespeichert und mit Metadaten angereichert werden. Die Bibliotheken von SharePoint verfügen über eine Versionsverwaltung, sodass jede digitale Datei gespeichert wird. SharePoint bietet außerdem Möglichkeiten zum Austausch von Informationen, Kalendern, Aufgaben und Umfragen.

Wie nutzt man SharePoint?

Ursprünglich wurde SharePoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) entwickelt. Es hilft Benutzern, Dokumente zu speichern und mit Metadaten zu versehen. Inzwischen hat SharePoint eine zentrale Rolle im Intranet übernommen. Benutzer können eine zentrale Startseite erstellen, um Informationen innerhalb der Organisation zu teilen, zum Beispiel Nachrichten, Geburtstage, aber auch Richtlinien und Protokolle. Obwohl es andere Pakete für das Intranet gibt, erfordern diese oft neue Lizenzen. SharePoint hingegen ist in die Microsoft-Lizenz integriert und das System lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft-Anwendungen verbinden. SharePoint kann daher als zentrale Plattform angesehen werden, auf der Benutzer Dokumente und Informationen teilen können. Dies fördert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen.

Wenn SharePoint zur Erstellung von Websites genutzt wird, können Kollegen wichtige Informationen auf einen Blick sehen. Eine SharePoint-Site ist eine Sammlung von Inhalten, die auf eine bestimmte Gruppe von Menschen, wie eine Arbeitsgruppe oder Abteilung, ausgerichtet sind. Die Seite kann im Corporate Design des Unternehmens gestaltet werden, und der Benutzer hat die Freiheit, selbst Informationen zu teilen. Beispiele hierfür sind: Videos, Dokumente, Kalender mit wichtigen Terminen oder Nachrichten.

Features von SharePoint 2016

Microsoft veröffentlicht alle paar Jahre eine neue Version seiner Produkte. Die neueren Versionen kommen mit Funktionen, die es in der Vorgängerversion noch nicht gab. SharePoint hat ebenfalls einige wichtige Funktionen, die im Vergleich zu seinem Vorgänger hinzugekommen sind. Diese werden im Folgenden aufgeführt und erläutert:

Medienvorschau

In SharePoint 2016 ist es möglich, Vorschauen von Videos und Bildern anzuzeigen, wenn der Benutzer mit der Maus darüberfährt. So kann der Benutzer schnell sehen, was die Datei enthält, ohne sie öffnen zu müssen.

Große Dateien

Frühere Versionen von SharePoint unterstützten keine großen Dateien. Dateien, die größer als 2047 MB waren, konnten nicht auf der Plattform hochgeladen werden. Mit der Veröffentlichung von SharePoint 2016 wurde diese Grenze auf 10.000 MB erhöht. Für die meisten Benutzer ist dies ein großer Fortschritt, da die meisten Dateien weniger als 10.000 MB groß sind. Es wird jedoch nicht empfohlen, große Dateien in SharePoint zu speichern, da der Upload von der Internetgeschwindigkeit abhängt und lange dauern kann. Beim Hochladen großer Dateien sollte berücksichtigt werden, dass der Vorgang unterbrochen werden kann.

Volle Privatsphäre

Heutzutage verfügen Hacker über immer mehr Tools, was ein großes Problem für Unternehmen mit sensiblen Informationen darstellt. Aus diesem Grund hat Microsoft die Verschlüsselungsverbindungen in SharePoint 2016 verbessert. SharePoint 2016 unterstützt Transport Layer Security, was den Datenschutz und die Verschlüsselung von Daten zwischen zwei kommunizierenden Anwendungen erhöht.

Mobile Erfahrung

Die mobile Benutzererfahrung in älteren Versionen von SharePoint war für viele Nutzer unbefriedigend, da es an einem responsiven Design mangelte. SharePoint 2016 bietet eine benutzerfreundliche mobile Version mit hervorragendem Design und Navigation, was es den Benutzern ermöglicht, überall auf SharePoint zuzugreifen. Dies bedeutet, dass Benutzer aus der Ferne zusammenarbeiten und Aufgaben erledigen können.

End of Life von SharePoint 2016

Wie alle anderen Microsoft-Produkte hat auch SharePoint 2016 ein End-of-Life-Datum (EoL). Das bedeutet, dass Microsoft-Produkte nur für einen bestimmten Zeitraum unterstützt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann der Benutzer das Produkt weiterhin verwenden, erhält jedoch keine Unterstützung mehr von Microsoft. Die Unterstützung kann in zwei Arten unterteilt werden: den regulären Support und den erweiterten Support. SharePoint 2016 wurde bis zum 13. Juli 2021 regulär unterstützt, was bedeutet, dass es in dieser Zeit regelmäßig neue Updates und Verbesserungen erhielt. Außerdem bekamen Benutzer in dieser Zeit technischen Support und Sicherheitsupdates. Nach Ablauf des regulären Supports erhält SharePoint nur noch erweiterten Support, der bis zum 14. Juli 2026 läuft und nur noch aus Sicherheitsupdates besteht.