06/21/2023

19 min

Microsoft Audit: Gesamtübersicht

06/21/2023

19 min

Microsoft Audit klingt für viele Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und Branche, oft beängstigend. Der Gedanke, dass Microsoft Auditoren Ihre Software- und Lizenzierungsrichtlinien überprüfen, kann einschüchternd und entmutigend sein. Die Vorbereitung auf ein Audit ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um Gebühren, Strafen und eine Schädigung des Rufs Ihres Unternehmens zu vermeiden. In diesem Artikel geben wir Ihnen die Informationen und Strategien an die Hand, die Sie benötigen, um ein Microsoft Audit erfolgreich zu bestehen. Wir gehen auf die Grundlagen der Microsoft-Lizenzierung sowie auf den Audit-Prozess ein und erläutern, wie Sie sich auf ein Audit vorbereiten und es bestehen können.

Microsoft Audit: Wichtigste Erkenntnisse

Ein Microsoft Audit ist eine allgemeine Überprüfung, die Microsoft bei den Geräten und der Software eines Unternehmens durchführt, um sicherzustellen, dass diese legal genutzt werden. Das Audit wird in der Regel von einem externen Prüfer durchgeführt, der von Microsoft beauftragt wurde. Die Prüfer sind Experten für Microsoft-Lizenzen und -Software. Wenn sie während des Audits Probleme feststellen, können sie Ihr Unternehmen auffordern, mehr Lizenzen zu kaufen, bestimmte Konsequenzen zu tragen oder rechtliche Schritte einzuleiten.
Ein Microsoft Audit kann jedes Unternehmen treffen, das Microsoft Software einsetzt, meistens wird das Audit nach dem Zufallsprinzip durchgeführt. Aus diesem Grund ist der Zeitpunkt eines Microsoft Audits sehr unvorhersehbar und variiert. In der Regel werden die Unternehmen jedoch 30 Tage vor einem Audit benachrichtigt.
Die Nichteinhaltung oder das Nichtbestehen des Audits hat verschiedene Konsequenzen, wie z. B. Strafen, schlechte Beziehungen zu Microsoft, rechtliche Schritte, Rufschädigung und vieles mehr, was Ihrem Unternehmen schaden kann.
Wenn Sie sich jedoch darauf vorbereiten, indem Sie z. B. alle erforderlichen Dokumente und Informationen für das Audit zusammenstellen oder regelmäßige interne Audits durchführen, werden Sie das Microsoft Audit problemlos und ohne Sorgen bewältigen.
Haben Sie keine übermäßige Angst! Das Microsoft Audit-Verfahren kann einschüchternd wirken. Wenn Sie jedoch uneingeschränkt mit den Auditoren zusammenarbeiten und Ihre Lizenz rechtmäßig erhalten, wird es keine Probleme oder Konsequenzen für Sie geben.

Im Wesentlichen handelt es sich bei Microsoft Audits um eine normale Überprüfung der Geräte und Software eines Unternehmens durch Microsoft, um sicherzustellen, dass diese legal genutzt werden. Wenn ein Unternehmen Software von Microsoft erwirbt, muss es für jede Person oder jedes Gerät, das die Software nutzt, eine Lizenz erwerben. Mit anderen Worten: Eine Lizenz ist ein legaler Erlaubnisschein, der den Benutzer zur Nutzung der Software berechtigt. Bei einem Audit prüft Microsoft genau, wie viele Lizenzen das Unternehmen für die gesamte von den Mitarbeitern verwendete Software besitzt und wie sie diese nutzen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 100 Mitarbeiter hat und für jeden von ihnen Microsoft Office verwendet, muss das Unternehmen 100 Microsoft Office-Lizenzen erwerben. Stellt sich bei einer Prüfung heraus, dass weniger als 100 Lizenzen vorhanden sind, deutet dies darauf hin, dass das Unternehmen die Software unrechtmäßig verwendet hat.

Ein Microsoft Audit kann jedes Unternehmen zu jeder Zeit treffen. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft-Produkte verwendet, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie eine unerwartete E-Mail zu einem offiziellen Microsoft Audit erhalten. Ein Audit wird im Rahmen der regelmäßigen Überwachung der Einhaltung von Vorschriften nach dem Zufallsprinzip ausgewählt. Es gibt jedoch einige Anhaltspunkte, die Microsoft darauf aufmerksam machen, dass ein Unternehmen einem Audit unterzogen wird. Microsoft kann ein Audit durchführen, wenn es Bedenken hat, dass ein Unternehmen seine Lizenzvereinbarungen nicht einhält oder seine Software illegal nutzt. Dies kann der Fall sein, wenn Microsoft Berichte über Softwarepiraterie erhält, wenn es ungewöhnliche Muster in der Softwarenutzung eines Unternehmens feststellt oder wenn Microsoft den Verdacht hat, dass ein Unternehmen seine Lizenznutzung nicht korrekt meldet. Ein weiterer Grund für Microsoft, ein Audit durchzuführen, ist, wenn ein Unternehmen neue Lizenzen erwirbt oder bestehende Lizenzen erneuert, um die Lizenznutzung des Unternehmens zu überprüfen. Damit will Microsoft sicherstellen, dass das Unternehmen die richtige Anzahl von Lizenzen für seine Bedürfnisse erwirbt und keine Unter- oder Überlizenzierung seiner Software vornimmt. Schließlich kann Microsoft auch ein Audit bei einem Unternehmen durchführen, das kürzlich fusioniert oder ein anderes Unternehmen übernommen hat, um sicherzustellen, dass die Unternehmen nicht unbeabsichtigt unlizenzierte Software verwenden oder aufgrund von Verwechslungen zu wenig Lizenzen vergeben.

Microsoft Audit: Der Prozess

Es ist nicht viel darüber bekannt, warum und wie ein Audit durchgeführt wird. Außerdem gibt es mehrere Quellen mit widersprüchlichen Informationen. Nachfolgend finden Sie die Phasen eines typischen Microsoft Audits.

Audit-Brief und Kick-Off-Meeting

Microsoft schickt zunächst ein offizielles Auditschreiben an Ihr Unternehmen, in dem Sie über das bevorstehende Audit und dessen Zweck informiert wird. Anschließend werden Sie gebeten, einen Termin für ein Kick-Off-Meeting zu vereinbaren, um das weitere Vorgehen zu besprechen. An der Auftaktsitzung nehmen in der Regel Vertreter Ihres Personals oder Ihrer Abteilung sowie die Prüfer teil. In seltenen Fällen kann auch Microsoft um Teilnahme bitten. Ihr Unternehmen und die Prüfer werden den Zweck und das Ziel des Audits besprechen. Die Prüfer informieren über den Zeitplan, den Ablauf des Audits, die erforderlichen Daten, die erwarteten Ergebnisse und alle anderen relevanten Informationen.

Datenerhebung

Der Prüfer wird das Unternehmen auffordern, ihm so viele Daten und relevante Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen. Die Datenerhebung kann auch einen Besuch des Prüfers vor Ort beinhalten, um sicherzustellen, dass alle bereitgestellten Daten gültig und korrekt sind. Der Prüfer wird auch alle zusätzlichen Informationen oder Daten sammeln, die sich aus dem Besuch ergeben.

Entwurf des Berichts

Nachdem alle Daten zusammengetragen wurden, legen die Prüfer dem Unternehmen einen Bericht vor. In diesem Bericht werden der Umfang des Audits, die Feststellungen, die Empfehlungen, die zu verbessernden Bereiche und alle relevanten Hintergründe dargelegt. Die Berichte enthalten oft einige Fehlinterpretationen, Fehler und Annahmen, die das Unternehmen bestätigen und widerlegen muss. Dies ist in der Regel der Zeitpunkt, an dem das Unternehmen dem Prüfer Fragen zum Bericht stellen und Klarstellungen vornehmen kann. Daher ist es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, den Entwurf sorgfältig zu prüfen, seinen Standpunkt zu verteidigen und den Prüfern zusätzliche Daten oder Nachweise vorzulegen.

Endgültiger Prüfungsbericht

Die Prüfer erstellen einen endgültigen Prüfungsbericht, nachdem sie die "Verteidigung" des Unternehmens gegen die Vorwürfe geprüft haben. Der Prüfer setzt dann eine Sitzung an, um den Abschlussbericht vorzulegen, in der Regel in Form einer Excel-Tabelle, in der die Lizenzen zusammen mit einer Zusammenfassung der Situation aufgelistet sind. Der Prüfer betrachtet seine Arbeit nun als beendet, so dass das Unternehmen und Microsoft den Abschlussbericht durchgehen und das Ergebnis aushandeln können. Dies kann zu einer guten Zusammenarbeit mit Microsoft führen oder das Unternehmen muss Strafen zahlen, wenn der Bericht negativ ausfällt. In den meisten Fällen ist es jedoch nicht das Ziel von Microsoft, ein Unternehmen zu bestrafen. Stattdessen legt Microsoft Wert auf zukünftiges Wachstum. Diese Phase sollte als Chance gesehen werden, eine Beziehung zu Microsoft aufzubauen.

Worauf achten die Prüfer bei einer Prüfung?

Nachdem Sie den Ablauf einer Betriebsprüfung kennengelernt haben, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass sie gar nicht so einschüchternd ist, wie Sie vielleicht dachten. Bevor wir jedoch näher darauf eingehen, worauf Prüfer bei einer Prüfung achten, ist es für ein Unternehmen wichtig, sich diese wichtigen Dinge zu merken:

Die Rolle des Auditors ist rein datenbezogen; wenn Ihr Unternehmen also geschäftliche Argumente für die Lizenzierung hat, sollten Sie sich diese für die abschließenden Verhandlungen mit Microsoft aufheben.
In den meisten Fällen wird der Prüfer davon ausgehen, dass Sie keine korrekte Lizenzierung vornehmen, um so unvoreingenommen wie möglich zu bleiben. Stößt der Prüfer beispielsweise auf Unklarheiten hinsichtlich der Rechtmäßigkeit Ihrer Software, ist zu erwarten, dass er sich auf die Seite von Microsoft schlägt.
Zu beachten ist auch, dass der Prüfer mit Ihrem Unternehmen keine Finanzzahlen oder Bußgelder besprechen wird, da dies die Aufgabe von Microsoft ist.
Der Abschlussbericht, den Ihr Unternehmen von den Prüfern erhält, ist nicht die endgültige Entscheidung von Microsoft. Als Unternehmen können Sie sich gegen jede Anschuldigung wehren und mit Microsoft verhandeln, indem Sie den fehlenden Kontext oder die Argumente für Ihre Lizenzierungsentscheidungen liefern.

Bei einem Microsoft Audit untersuchen die Prüfer in der Regel bestimmte Bereiche, um die Einhaltung der Microsoft-Bedingungen sicherzustellen. Hier sind einige der wichtigsten Merkmale, die von den Prüfern berücksichtigt werden könnten:

Verstoß gegen das Urheberrecht
Verstoß gegen den Vertrag
Kaufnachweis für die gesamte installierte Software oder den Zugriff darauf (Rechnungen oder Quittungen)
Produktschlüssel
Volumenlizenzvertrag

Wie bereits kurz erwähnt, gehen die Prüfer vorsichtig vor, indem sie zunächst davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften nicht einhält, bis das Gegenteil bewiesen ist. Durch die Annahme der Nichteinhaltung der Vorschriften können die Prüfer während der gesamten Prüfung einen gründlichen und unvoreingenommenen Ansatz verfolgen. Jeder Versuch, die illegale Nutzung zu verbergen, kann zu noch größeren Problemen führen. Daher ist es für ein Unternehmen besser, sich an die Vorschriften zu halten und nach den Abschlussberichten der Prüfer alle Argumente mit Microsoft zu besprechen oder Verhandlungen zu führen.

Vorbereitung auf und Überleben nach einem Audit

Ein Microsoft Audit mag einigen Unternehmen, die noch nie auditiert wurden, kompliziert erscheinen. Wenn es sich um das erste Audit Ihres Unternehmens handelt, ist es wichtig, sich im Vorfeld darauf vorzubereiten. Es ist daher unerlässlich zu wissen, was Sie bei einem Audit erwartet. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung auf ein Microsoft Audit;

Informieren Sie die Stakeholder Ihres Unternehmens über die Audit-Anforderung von Microsoft.
Bereiten Sie ein Team oder einen Mitarbeiter für das Audit vor. Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Mitglieder für das Audit benannt werden, z. B. IT-Abteilungen oder Beschaffungsbeauftragte.
Halten Sie alle Ihre Dokumente und Unterlagen geordnet und für die Prüfer verfügbar.
Zählen Sie sorgfältig alle physischen Server, virtuellen Maschinen, virtuellen Server und die Anzahl der User / Device CALs des Unternehmens.
Behalten Sie den Überblick über alle Geräte, die Microsoft-Produkte verwenden, einschließlich Laptops und mobile Geräte. Führen Sie auch auf, wie viele Personen SQL-Datenbanken und andere serverbasierte Produkte nutzen und darauf Zugriff haben.
Schulen Sie Ihr Rechtsteam in der Lizenzfrage, damit es sich mit den rechtlichen Richtlinien von Microsoft vertraut macht.
Erstellen Sie einen klaren Leitfaden zu den benötigten internen Ressourcen, dem Zeitplan und den möglichen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb des Unternehmens.
Wenden Sie sich an Rechts- und IT-Experten, um Unterstützung und Beratung zu Lizenzierungsproblemen, -vereinbarungen und -management zu erhalten.
Führen Sie interne Audits durch, um potenzielle Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften zu ermitteln, die, wenn sie richtig durchgeführt werden, zu Einsparungen führen können. Dies gilt jedoch nicht als offizielles Microsoft Audit, sondern ist eher ein Probelauf für das eigentliche Audit. Interne Audits sollen lediglich einen Überblick über das geben, was bei einem tatsächlichen Audit passieren wird, und als Indikator dafür dienen, was behoben werden muss, um mit den Microsoft-Bestimmungen und -Vereinbarungen konform zu sein.

Aufgrund der Erfahrungen unserer Kunden, die ein offizielles Microsoft Audit bestanden haben, können wir mit Stolz sagen, dass wir mit dem Ablauf von Microsoft Audits einigermaßen vertraut sind. Die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass die Vorlage eines gültigen Kaufnachweises ausreicht, um ein Audit zu bestehen. Bei Softtrader bieten wir Volumenlizenzen mit den entsprechenden Dokumenten an. Bitte beachten Sie, dass Microsoft die Rechnung von Softtrader als gültigen Kaufnachweis anerkennt.

Gründe, warum Unternehmen ein Audit nicht bestehen

Es gibt mehrere Gründe, warum ein Unternehmen ein Microsoft Audit nicht besteht. Der häufigste Grund ist, dass die Unternehmen die Lizenzvereinbarung nicht kennen oder verstehen. Ein weiterer Grund ist die Nichtvorlage einer Rechnung oder eines anderen Kaufnachweises, Fehler in der Berichterstattung und unterschiedliche Lizenzauslegungen. Im Folgenden gehen wir auf jeden dieser Gründe ein und zeigen auf, wie man sie vermeiden kann.

Mangelnde Kenntnis des Vertrags

Unkenntnis des Lizenzvertrags ist ein häufiges Problem, wenn Unternehmen ihre Lizenzvorwürfe gegenüber den Prüfern verteidigen müssen. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Lizenzvereinbarung genau zu verstehen. Die Prüfer kennen möglicherweise den Kontext und die Besonderheiten Ihres Lizenzvertrags nicht, was zu Fehlinterpretationen führen kann. Auch wenn die Prüfer über ein allgemeines Verständnis der Branche und der Geschäftstätigkeit des Unternehmens verfügen, fehlt ihnen möglicherweise spezifisches Wissen über den Hintergrund des Unternehmens oder zusätzliche Umstände. Um die Einhaltung der Vorschriften durch die Prüfer zu gewährleisten, liegt es daher in der Verantwortung des Unternehmens, die erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Untermauerung seiner Ansprüche vorzulegen.

Unvollständige Angaben zur Berechtigung

Viele Unternehmen scheitern beim Microsoft Audit, weil sie keine Berechtigungsdaten vorlegen. Hier die Liste der privaten Nachweise von Berechtigungsdaten:

OEM (Original Equipment Manufacturer)-Lizenz
ESD-Lizenzen (Elektronischer Softwarevertrieb)
FPP (Full Packaged Product)-Lizenzen
MSDN-Abonnements
Software Assurance Lizenzen
Vereinbarung für übertragene Lizenzen
Microsoft-Lizenzerklärung

Beachten Sie, dass Sie nicht alle der oben genannten Dokumente vorlegen müssen. Es hängt davon ab, welche Softwarelizenzen Sie erwerben. Solange Sie einen Kaufnachweis oder rechtliche Dokumente vorlegen können, die zur Nutzung der Software berechtigen, ist dies für die Prüfer gültig.

Fehler bei der Berechnung

Prüfer verwenden häufig Excel, um ihre Daten zu erfassen und ihre Berechnungen einzugeben. Da Prüfer auch nur Menschen sind, können ihnen Fehler in den Formeln oder Berechnungen unterlaufen. Selbst ein einfacher Rechenfehler kann sich auf die Entscheidungen von Microsoft auswirken und Ihrem Unternehmen Schaden zufügen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Daten in allen Berichten, die Sie von den Prüfern erhalten, sorgfältig und gründlich überprüfen.

Unterschiedliche Auslegung bei der Lizenzierung

Jedes Unternehmen kann die Lizenzen auf unterschiedliche Weise nutzen, weshalb die Prüfer nicht immer mit dem Zweck einer bestimmten Lizenzierung vertraut sind. Nur weil die Auditoren von einem großen Unternehmen kommen, heißt das nicht, dass sie mehr Erfahrung mit Lizenzen haben oder den Kontext Ihrer Lizenzverwendung vollständig verstehen. Daher ist es Ihre Aufgabe, diese zu verstehen und die notwendigen Erklärungen zu liefern.

Probleme mit den Bestandsdaten

Ein Problem in den Bestandsdaten Ihres Unternehmens könnte Ihr Unternehmen bei den Prüfern in Ungnade fallen lassen. Daher ist es für ein Unternehmen wichtig, diese Probleme zu vermeiden, um ein Microsoft Audit zu bestehen.

Unorganisierte Active Directory-Daten
Veraltete Benutzer- und Computereinträge in Active Directory
Geringe Qualität und unvollständige Inventardaten
Versäumnis, Disaster-Recovery- und SQL-Passiv-Instanzen zu deklarieren
Ungeprüfte Entwicklungs- und Testumgebungen
Abhängigkeit von Lizenzen Dritter
Abhängigkeit von OEM- und ISV-Lizenzen

Wir verstehen, dass ein Microsoft Audit-Prozess bei unseren Kunden Fragen und Bedenken aufwerfen kann. Bei Softtrader steht Ihnen unser Team zur Verfügung, um Ihnen die notwendigen Informationen zu geben und auf Ihre Bedenken einzugehen. Wir haben immer ein offenes Ohr für alle Fragen, Anfragen zum Audit, zu den erforderlichen Dokumenten oder zur Lieferung von Lizenzen. Klicken Sie hier, um mit uns Kontakt aufzunehmen und uns zu konsultieren.

Mögliche Folgen eines nicht bestandenen Microsoft Audits

Wenn ein Unternehmen es versäumt, die Vorschriften einzuhalten und Microsoft die Rechtmäßigkeit der Softwarenutzung nachzuweisen, hat dies verschiedene Konsequenzen, die sich erheblich auf ein Unternehmen auswirken können. Im Folgenden finden Sie eine Liste möglicher Konsequenzen für die Nichteinhaltung von Microsoft Audits:

Geldstrafen und Bußgelder

Wenn ein Unternehmen die Vorschriften nicht einhält, kann es mit hohen Geldstrafen und Bußgeldern belegt werden. Diese Bußgelder können zwischen Hunderten und Tausenden von Euro pro Lizenz liegen, die ein Unternehmen illegal erworben hat.

Rechtliche Schritte

Microsoft kann rechtliche Schritte gegen Unternehmen einleiten, die seine Software illegal nutzen. Dies kann zu kostspieligen Vergleichen, Schadenersatz und Anwaltskosten führen. Darüber hinaus sind rechtliche Schritte in der Regel sehr zeitaufwändig und teuer und führen oft zu negativer Publicity für das Unternehmen.

Erhöhte Lizenzierungskosten

Ein Unternehmen muss möglicherweise zusätzliche Lizenzen erwerben, um die Vorschriften einzuhalten, wenn bei einer Prüfung festgestellt wird, dass das Unternehmen seine Software zu wenig lizenziert hat. Wenn das Unternehmen seine Software schon seit langem zu wenig lizenziert hat, kann dies zu erheblichen Mehrkosten führen, die sich stark auf die Budgets und Finanzen des Unternehmens auswirken.

Schädigung des Rufs

Das Nichtbestehen eines Microsoft Audits kann auch den Ruf eines Unternehmens schädigen. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, zu negativer Publicity und zu öffentlicher Kritik führen. Dies kann schwer zu überwinden sein und sich langfristig auf die Marke und das Image des Unternehmens auswirken.

Verlust von Zugang und Unterstützung

Schließlich kann das Nichtbestehen eines Microsoft Audits dazu führen, dass das Unternehmen den Zugang zu Support und Updates verliert. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der Softwarewartung und zu Sicherheitslücken führen. Ohne Zugang zu Support und Updates riskieren Unternehmen, wichtige Daten zu verlieren, was wiederum den Betrieb beeinträchtigen würde.

Auch wenn die Konsequenzen beunruhigend und einschüchternd klingen, sollten Sie nicht zu viel Angst haben! Solange sich Ihr Unternehmen an die Vorgaben von Microsoft hält und die Software und Lizenzen nicht unrechtmäßig verwendet, müssen Sie mit diesen Konsequenzen nicht rechnen. Im schlimmsten Fall, wenn Ihnen illegale Handlungen vorgeworfen werden, müssen Sie mit keinerlei Konsequenzen rechnen, solange Sie Beweise vorlegen können oder sich zur Zahlung zusätzlicher Lizenzen bereit erklären. Mit den richtigen Informationen und Strategien können Sie das Microsoft Audit überstehen und erfolgreich bestehen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie sich am besten auf ein Microsoft Audit vorbereiten und was Sie währenddessen tun können.

Wichtige Tipps und Strategien zum Bestehen eines Microsoft Audits

Hören Sie während des Kick-off-Meetings aufmerksam zu und machen Sie sich Notizen zu allen relevanten Informationen.
Übernehmen Sie die Kontrolle und bestimmen Sie den zeitlichen Ablauf des Audits, um Störungen des Unternehmensbetriebs so gering wie möglich zu halten.
Vermeiden Sie es, dem Prüfer zu viele Informationen mitzuteilen. Geben Sie nur das Nötigste weiter, und Sie können später jederzeit zusätzliche Informationen nachreichen.
Überprüfen Sie immer den Prüfungsbericht, da es zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen der Ergebnisse kommen kann. Es könnten auch Berechnungs- und Datenfehler vorliegen. Prüfen Sie den Bericht daher immer sorgfältig und legen Sie Nachweise vor, um unrichtige Behauptungen zu verteidigen.
Ziehen Sie Fachleute zu Rate oder suchen Sie deren Unterstützung, um Fehler zu vermeiden, die sich negativ auf die Prüfungsergebnisse auswirken könnten.
Führen Sie interne oder regelmäßige Audits durch, um Gewissheit über eine offizielle Microsoft-Prüfung zu erlangen.
Überprüfen Sie kontinuierlich, ob die gekaufte und installierte Software mit den Lizenzunterlagen übereinstimmt.
Stellen Sie ein Team von Experten oder Mitarbeitern für das Audit zusammen. Vergewissern Sie sich, dass alle Mitglieder relevant sind und über Fachwissen über Lizenzen verfügen, um das Unternehmen zu schützen und einen reibungslosen Ablauf des Audits zu gewährleisten.
Organisieren Sie alle erforderlichen Informationen und Dokumente zu den Softwarelizenzen, damit das Unternehmen zum gegebenen Zeitpunkt für das offizielle Microsoft Audit gerüstet ist.

Verständnis der Microsoft-Lizenzierung

Arten von Microsoft-Lizenzen

Software ist kein physisches Produkt, das wie Autos oder Computer verkauft wird. Software ist ein geistiges Eigentum und durch das Urheberrecht geschützt. Der Eigentümer einer Software erteilt anderen die Erlaubnis, sie zu nutzen: die Lizenz. Inhalt und Umfang einer Lizenz liegen im eigenen Ermessen, aber in der Praxis werden häufig einige Standardformulare verwendet. Ein bekanntes Beispiel ist die EULA oder Endbenutzer-Lizenzvereinbarung: eine Lizenz, die die Nutzung für interne Zwecke, aber nicht den Weiterverkauf erlaubt. Ein weiteres Beispiel ist die OEM-Lizenz, unter der man Software mit einem Computer bündeln und gemeinsam verkaufen darf. Darüber hinaus gibt es weitere Lizenzformen wie Einzelhandelslizenzen, Open-License-Volumenlizenzen oder z. B. SPLA (Vermietung). Die am häufigsten verkauften Lizenzen sind OEM-, Einzelhandels- und Volumenlizenzen. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie sich zwischen Einzelhandels- und Volumenlizenzen entscheiden können, um einen besseren Einblick zu erhalten, welche Art von Lizenzen am besten zu Ihnen passt.

Neben der Entscheidung, welches Lizenzierungsmodell am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt, müssen Sie auch einen vertrauenswürdigen Händler finden, der Ihnen bei der richtigen Lizenzierung hilft. Wenn Sie auf der Suche nach unbefristeten Lizenzen sind, ist Softtrader auf OLP Volumen- und Retail Lizenzen von Microsoft spezialisiert. Durch unsere jahrzehntelange Erfahrung in diesem Markt bietet Softtrader jedem Kunden revisionssichere Microsoft-Lizenzen an, die Sie in unserem Sortiment an neuen und gebrauchten Softwarelizenzen finden.

Sind gebrauchte Lizenzen legal und revisionssicher?

Viele Lizenzen für Standardsoftware sehen vor, dass man die Software nach Zahlung einer einmaligen Gebühr grundsätzlich zeitlich unbegrenzt nutzen darf. In seinem Urteil C-128/11 hat das höchste europäische Gericht, der Europäische Gerichtshof, entschieden, dass solche Lizenzen einen "Verkauf" der Software darstellen. Das bedeutet, dass man diese Lizenzen an Dritte weiterverkaufen darf: Lizenzen aus zweiter Hand sind legal.

Softtrader wurde nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs gegründet. Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs dürfen Standardsoftwarelizenzen grundsätzlich verkauft und weiterverkauft werden.. Allerdings muss die Lizenz eine Reihe von Anforderungen erfüllen. Um zu verhindern, dass der Eigentümer der Software (z. B. Microsoft) einen berechtigten Anspruch gegen die Nutzung der Softwarelizenz geltend macht, muss für jede Lizenz geprüft werden, ob sie frei handelbar ist. Stellt sich heraus, dass sie frei handelbar ist, kann der Urheberrechtsinhaber nicht gegen den Kauf und Verkauf dieser Lizenzen sowie gegen die Inbetriebnahme der Software, auf die sich die Lizenz bezieht, vorgehen. Für eine gültige Übertragung müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Die Lizenz muss ursprünglich vom Eigentümer der Software in der Europäischen Union in Verkehr gebracht worden sein. Das bedeutet, dass Lizenzen, die z. B. von Microsoft außerhalb der EU verkauft werden, nicht gültig übertragen werden können.
Die Software (und damit die Softwarelizenz) muss vom Rechteinhaber im Wesentlichen "verkauft" worden sein. Das heißt, es muss eine einmalige angemessene Gegenleistung gegeben haben, die dem wirtschaftlichen Wert der Software entspricht. Ob eine angemessene Vergütung vorliegt, lässt sich nicht pauschal sagen, aber der Leitgedanke muss sein, dass es sich offensichtlich nicht um eine "Vermietung" von Software handelt.
Die Lizenz muss dem Ersterwerber ohne zeitliche Begrenzung erteilt worden sein. Daher darf eine Lizenz, die mit einer Höchstdauer/Enddatum versehen ist, nicht weiterverkauft werden.
Vor der Übertragung der Lizenz muss der bisherige Lizenznehmer seine Kopie der Software deaktivieren, um zu verhindern, dass mehrere Kopien der Software gleichzeitig im Umlauf sind.

Wenn alle oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, darf die Lizenz weiterverkauft werden. Auch wenn der Rechteinhaber in den Lizenzbedingungen angegeben hat, dass der Weiterverkauf nicht erlaubt ist.

Ist eine Registrierung in Microsofts VLSC erforderlich?

Für die Nutzung gebrauchter Lizenzen ist keine Registrierung beim Hersteller erforderlich. Die Registrierung beim Hersteller ist sowohl technisch unnötig als auch obligatorisch. Darüber hinaus sind Sie nicht verpflichtet, Informationen an den Informationen an den Hersteller.

Alle unsere Softwarelizenzen erfüllen alle Anforderungen des Europäischen Gerichtshofs. Softtraders gebrauchten Softwarelizenzen sind daher rechts- und revisionssicher. Sehen Sie sich unser breites Angebot an Microsoft-Lizenzen an.

Mit gebrauchten Softwarelizenzen ein Microsoft Audit bestehen

Eine weitere häufig gestellte Frage ist, ob unsere gebrauchten Softwarelizenzen revisionssicher sind. Die Beschaffungspolitik von Softtrader ist darauf ausgerichtet, nur in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Bedingungen zu handeln, die vom Europäischen Gerichtshof in seinem Urteil vom 3. Juli 2012 C-128/11 bestätigt wurden. Softtrader garantiert, dass die gelieferten Lizenzen für die betreffende Software verwendet werden können. Wie bei einer neuen Lizenz ist der Geltungsbereich der Softwarelizenz auf die Lizenzbedingungen beschränkt. Dies liegt daran, dass das Lizenzrecht auf den Bestimmungen des Urheberrechts und den rechtsverbindlichen Lizenzbedingungen des Urheberrechtsinhabers beruht. Mit der digitalen Auslieferung der Lizenz erhalten Sie ein Lizenzdokument mit allen notwendigen Informationen. Im Falle einer Prüfung ist der Kaufbeleg (Rechnung) eine rechtsverbindliche Übergabe der von Softtrader gelieferten Lizenzen.

Fazit

Microsoft Audit ist nicht so einschüchternd und beängstigend, wie Sie vielleicht denken. Die Informationen und Richtlinien in diesem Artikel können Ihnen helfen, Probleme während eines Audits zu vermeiden. Nachfolgend finden Sie außerdem einige wichtige Tipps aus diesem Artikel:

Verstehen Sie die Microsoft-Lizenzierung und den Audit-Prozess
Bereiten Sie sich auf das Audit vor
Vermeiden Sie häufige Fehler, die zum Scheitern des Audits führen können
Bleiben Sie während des Audits ruhig und gelassen, um Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden
Organisieren Sie alle notwendigen Dokumente und Informationen für das Audit, z. B. Ihre Lizenzrechte, einen gültigen Kaufnachweis usw.

Wenn Sie immer noch unsicher sind und Probleme mit der Microsoft-Lizenzierung oder dem Audit selbst haben, empfehlen wir Ihnen, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Das Team von Softtrader steht Ihnen jederzeit gerne zur Seite und bietet Ihnen das nötige Fachwissen, wenn es um Microsoft Audits und das richtige Lizenzierungsmodell geht.

Kaufen Sie Ihre revisionssichere Microsoft-Software bei Softtrader

Wenn Sie auf der Suche nach günstigen, revisionssicheren Microsoft-Lizenzen sind, bietet Softtrader neue und gebrauchte Software an. Bei gebrauchten Lizenzen können Sie bis zu 70% des Originalpreises sparen. Alle unsere Lizenzen sind original und revisionssicher. Um die Sicherheit unserer Kunden zu gewährleisten, sind alle Käufe bei Softtrader gegen Schadensersatzansprüche versichert. Wir stellen Ihnen alle notwendigen Dokumente zur Verfügung, so dass Sie im Falle eines Audits sicher sein können, dass dies kein Problem sein wird. Prüfen Sie unser Sortiment an Retail und OLP Microsoft Lizenzen.

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns!

Für weitere Informationen darüber, welche Microsoft-Software und welche Lizenzen für Sie am besten geeignet sind, kontaktieren Sie uns. Wir sind montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr für Sie da.