Microsoft Word: Einsteigerhandbuch

Ob Sie nun Ihren ersten Bericht schreiben oder schon seit Jahren Dokumente für Studium oder Arbeit erstellen – ohne Hilfsmittel wird das sehr schwierig. Microsoft Word ist dafür das Hilfsmittel, das Sie brauchen. Word ist ein zuverlässiges Textverarbeitungsprogramm, das täglich von Millionen Menschen genutzt wird. Obwohl es von so vielen Menschen verwendet wird, kann es für Anfänger ein schwieriges Programm sein, um damit zu beginnen. In diesem Artikel können Sie als Word-Einsteiger lesen, was das Programm alles zu bieten hat und wie Sie effizient mit dem Programm arbeiten können.

Was ist Microsoft Word?

Word ist ein Textverarbeitungsprogramm, mit dem digitale Dokumente erstellt und bearbeitet werden können. Mit Word haben Sie Zugriff auf zahlreiche Funktionen, die das Erstellen von Artikeln, Lebensläufen, Geschichten usw. einfacher und unterhaltsamer machen. Word ist Teil der Microsoft Office-Suite und kann auf verschiedenen Niveaus verwendet werden, sodass es für jeden Benutzer geeignet ist. So können Sie es zu Hause verwenden, aber auch für die Arbeit und/oder das Studium. Diese Kombination aus Benutzerfreundlichkeit und fortgeschrittenen Funktionen macht Word zu einem so erfolgreichen Programm. So können Einsteiger mit einfachen Basisfunktionen wie Texteingabe, Speichern und Drucken starten, während fortgeschrittene Benutzer mit Vorlagen, Inhaltsverzeichnissen und Formatvorlagen arbeiten können. Darüber hinaus gibt es in Form von Rechtschreib- und Grammatikprüfung, Zusammenarbeit über OneDrive und vielen weiteren Funktionen noch viele weitere Gründe, Word zu nutzen!

Wenn Sie Microsoft Word verwenden möchten, sehen Sie sich unsere Office-Pakete an.

Microsoft Word: Grundlegende Fähigkeiten

Der erste Schritt zum Schreiben eines Textes mit Word ist das Öffnen eines neuen Dokuments. Wenn Sie Word öffnen, landen Sie in der Regel automatisch in einem neuen Dokument und müssen selbst nichts weiter tun. Sollte eine Datei bereits geöffnet sein und Sie möchten eine neue Datei öffnen, gehen Sie links oben in der blauen Leiste auf „Datei“ und anschließend auf „Neu“. So können Sie in einer neuen Datei loslegen!

Damit Sie Ihre erstellte Datei später erneut verwenden können, ist es wichtig, sie zu speichern. Dies geht ebenfalls über „Datei“ links oben. Klicken Sie dann auf „Speichern unter“. Danach wählen Sie den Speicherort aus, an dem Sie die Datei ablegen möchten, und geben ihr einen Namen, damit Sie sie später wiedererkennen, wenn Sie sie öffnen wollen.

Um die gespeicherte Datei zu öffnen, gehen Sie erneut auf „Datei“, dann auf „Öffnen“, und Sie können die zuvor gespeicherte Datei öffnen, indem Sie einmal darauf klicken und anschließend unten rechts auf „Öffnen“ drücken oder doppelt auf die entsprechende Datei klicken.

Wenn Sie Ihr Dokument auf Papier haben möchten, können Sie es über Word ausdrucken. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gerät mit einem Drucker verbunden ist, gehen Sie dann auf „Datei“ und anschließend auf „Drucken“. Hier können Sie festlegen, ob Sie in Farbe oder Schwarz-Weiß, ein- oder beidseitig und in welchem Papierformat (A4, A5 usw.) drucken möchten.

Microsoft Word: Wichtige Funktionen

Word kann für viele verschiedene Zwecke verwendet werden, aber es gibt einige wichtige Funktionen, die für Anfänger besonders nützlich sein können, um die Arbeit mit Word einfacher und angenehmer zu machen:

• Rechtschreibprüfung: Word überprüft automatisch Rechtschreib- und Grammatikfehler, während Sie tippen. Rechtschreibfehler werden mit roten Linien und Grammatikfehler mit blauen Linien unterstrichen. Wenn Sie auf diese Wörter klicken, erhalten Sie sofort Verbesserungsvorschläge, die Sie akzeptieren oder ignorieren können.

• Bilder und Tabellen einfügen: Tabellen, Bilder, Symbole und 3D-Modelle können Ihrem Dokument hinzugefügt werden, um es visuell ansprechender zu gestalten und Informationen auf unterhaltsame Weise zu präsentieren.

• Aufzählungen und Nummerierungen: Wenn Sie in Ihrem Dokument eine Liste erstellen möchten, können Sie dies ganz einfach mit sogenannten „Bullet Points“ tun. Es gibt verschiedene Stile (Punkte, Striche, Zahlen usw.), die Sie verwenden können.

• Tastenkombinationen: Mit Tastenkombinationen können Sie schneller auf bestimmte Funktionen zugreifen. Dies macht die Nutzung von Word angenehmer und effizienter. Eine genauere Erklärung zu den Tastenkombinationen finden Sie im Abschnitt „Effizient arbeiten“.

Microsoft Word: Formatierung und Layout

Um ein übersichtliches und gut aussehendes Dokument zu erstellen, gibt es einige Funktionen in Word, die Sie nutzen können:

• Anpassen der Schriftart und -größe auf die von Ihnen gewünschte Größe und das gewünschte Schriftbild.
• Text fett, kursiv oder unerstrichen formatieren. Dies können Sie tun, indem Sie auf die jeweiligen Symbole „B“, „I“ oder „U“ klicken. Diese Symbole befinden sich links oben unter der Schriftartfunktion.
• Durch die Nutzung von „Formatvorlagen“ können Sie Ihr Dokument noch übersichtlicher gestalten. So können Sie z. B. die Titel mit Überschrift 1, Untertitel mit Überschrift 2 und darunterliegende Absätze und/oder andere Texte mit Überschrift 3 verknüpfen. Auf diese Weise können Sie auch sehr einfach ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen. Dieses finden Sie unter dem Reiter „Verweise“ in der blauen Leiste oben. Ganz links befindet sich die Option „Inhaltsverzeichnis“. Wenn Sie darauf klicken und anschließend eine Auswahl aus den verschiedenen Optionen treffen, können Sie dann alle (Unter-)Titel und Absätze, die Sie mit den „Überschriften-Optionen“ verknüpfen, automatisch in dieses Inhaltsverzeichnis einfügen.

Microsoft Word: Effizient arbeiten

Eine der Möglichkeiten, wie Sie sehr effizient mit Word arbeiten können, ist die Nutzung von Tastenkombinationen. Tastenkombinationen sind Tasten- oder Funktionskombinationen, mit denen Sie schnell Zugriff auf bestimmte Funktionen erhalten, die Sie sonst nur über Menüs erreichen würden. Diese Funktionen werden aktiviert, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und anschließend den entsprechenden Buchstaben für die gewünschte Funktion drücken. Häufig genutzte Beispiele für Tastenkombinationen sind:

• Strg+S = Dokument speichern.
• Strg+C = markierten Inhalt kopieren.
• Strg+V = kopierten Inhalt einfügen.
• Strg+A = gesamten Dokumentinhalt auswählen.
• Strg+B = markierten Text fett formatieren.
• Strg+I = markierten Text kursiv formatieren.
• Strg+Z = vorherige Aktion rückgängig machen.
• Strg+F = nach einem Wort im gesamten Dokument suchen.
• Strg+P = Dokument drucken.

Darüber hinaus können Sie in Word Vorlagen verwenden. Mit diesen Vorlagen können Sie sehr einfach und schnell Briefe, Berichte, Lebensläufe und andere Dokumente erstellen. Diese Vorlagen sind vorgefertigte Dokumente mit bereits enthaltener Formatierung und Struktur. In den meisten Fällen wird auch ein Beispieltext mitgeliefert, sodass Sie eine Vorstellung davon haben, wie das Dokument aussehen wird. Die Nutzung von Vorlagen spart Zeit und verhindert mögliche Fehler im Layout Ihres Dokuments. Besonders für Einsteiger ist dies sehr hilfreich, damit Sie sich nicht mit Rändern und Kopfzeilen beschäftigen müssen.

Hinzu kommt, dass Sie mit Word auch über OneDrive zusammenarbeiten können. Auf diese Weise können Sie gemeinsam mit anderen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten – und das alles auf Ihrem eigenen Gerät. Wenn Sie das betreffende Dokument in OneDrive speichern, können Sie andere einladen, damit sie das Dokument gleichzeitig mit Ihnen ansehen und/oder bearbeiten können. Wenn Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten, können Sie auch sehen, was die anderen verändern. Die Namen der Personen, die gerade aktiv sind, werden angezeigt, damit Sie wissen, was passiert und wer welche Änderungen vornimmt.

So funktioniert die Zusammenarbeit über OneDrive:

1. Dokument in Ihrem OneDrive-Ordner speichern.
2. Auf „Teilen“ klicken.
3. Personen per E-Mail einladen oder den Link kopieren und teilen.
4. Festlegen, ob die anderen nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.

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